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Physiotherapiepraxen/Aktualisiert 1. März 2026

Zwischen zwei Behandlungen ans Telefon?

Warum Physiotherapeuten die Terminbuchung automatisieren sollten.

Physiotherapiepraxen erhalten laut IFK-Branchenbericht durchschnittlich 40 bis 60 Anrufe pro Tag, wovon über 70% Terminbuchungen oder Umbuchungen betreffen. Da Therapeuten in der Behandlung sind und viele Praxen kein dediziertes Empfangspersonal haben, gehen bis zu 50% dieser Anrufe verloren. Ein KI-Telefonassistent wie Vokaro bucht Termine automatisch, prüft Rezeptdaten und plant Serien-Behandlungen mit einem Anruf.

70%
aller Praxisanrufe betreffen Terminbuchungen oder Umbuchungen
IFK Branchenbericht Physiotherapie 2024
50%
der Anrufe gehen verloren, wenn Therapeuten in Behandlung sind
ZVK Mitgliederbefragung
6-10
Serientermine pro Verordnung, die koordiniert werden müssen
GKV-Heilmittelrichtlinie

Montag, 8:30 Uhr in der Physiotherapiepraxis

Jana behandelt gerade Herrn Keller an der Schulter, als sie hört, wie im Empfangsbereich das Telefon zum fünften Mal klingelt. Ihre Kollegin Mia ist selbst in einer Behandlung. Nach der Sitzung sieht Jana sieben verpasste Anrufe. Vier davon sind Patienten mit frischer Verordnung, die sechs Behandlungstermine brauchen. Jana wird die nächste Stunde damit verbringen, zurückzurufen und Termine zu koordinieren, statt sich auf den nächsten Patienten vorzubereiten.

Termine buchen, während Sie behandeln

1

Rezeptdaten erfassen

Vokaro fragt nach Verordnung, Diagnose und Anzahl der verschriebenen Behandlungen, damit die Terminplanung passt.

2

Serientermine planen

Sechs Behandlungen, zweimal pro Woche? Vokaro findet passende Slots und bucht die komplette Serie in einem Gespräch.

3

Therapeut zuordnen

Wenn der Patient einen bevorzugten Therapeuten hat, prüft Vokaro dessen Verfügbarkeit. Andernfalls wird der nächste freie Termin angeboten.

4

Bestätigung und Erinnerung

Der Patient erhält eine Terminbestätigung und wird vor jeder Sitzung erinnert, damit keine Termine ausfallen.

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Weitere Informationen

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Häufige Fragen

Kann Vokaro komplette Serien mit 6 oder 10 Terminen auf einmal buchen?

Ja. Vokaro fragt nach der Anzahl der Behandlungen und dem gewünschten Rhythmus, prüft die Verfügbarkeit und bucht alle Termine in einem Gespräch. Der Patient muss nicht sechsmal anrufen.

Was wenn ein Patient einen bestimmten Therapeuten möchte?

Kein Problem. Vokaro kennt Ihre Therapeuten und deren Zeitpläne. Auf Wunsch werden Termine nur bei dem gewünschten Therapeuten gebucht.

Wie geht Vokaro mit Kassenrezepten und Privatpatienten um?

Vokaro fragt den Versicherungsstatus ab und berücksichtigt bei der Terminplanung, ob eine Zuzahlung anfällt. Bei Privatpatienten können andere Zeitfenster oder Preise gelten.

Termine buchen lassen, statt selbst zu telefonieren

Vokaro plant Serientermine, während Sie behandeln. Kein verpasster Anruf, keine Terminlücke.

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