Steuersaison: Wenn das Telefon nicht mehr stillsteht
Wie Steuerkanzleien die saisonale Anrufflut bewältigen, ohne Personal aufzustocken.
Während der Steuersaison von Januar bis Mai verdreifacht sich das Anrufvolumen in Steuerkanzleien laut einer DATEV-Umfrage. Über 50% dieser Anrufe betreffen Routinefragen zu Fristen, benötigten Unterlagen oder den Stand der Bearbeitung. Ein KI-Telefonassistent wie Vokaro beantwortet diese Standardfragen automatisch, bucht Beratungstermine und gibt dem Kanzleiteam die Ruhe, die es für die konzentrierte Mandantenarbeit braucht.
Montag, 9:05 Uhr Anfang März in der Steuerkanzlei
Das neue Jahr ist noch jung, aber die Panik wächst: Wann ist die Frist für die Steuererklärung? Frau Krüger am Empfang beantwortet diese Frage zum achten Mal heute Morgen. Parallel warten zwei Mandanten in der Leitung, einer davon mit einer komplexen Frage zur Grundsteuer. Ein Neukunde, der über Google gefunden hat, legt nach vier Minuten Wartezeit auf. Die Steuerberater hinter den geschlossenen Türen hören das Klingeln und verlieren den Faden bei der Bilanzprüfung.Routinefragen automatisch, Beratung persönlich
- 1Fristenfragen sofort beantwortenWann muss die Steuererklärung abgegeben werden? Welche Fristen gelten mit Steuerberater? Vokaro kennt die Antworten und gibt sie sofort.
- 2Unterlagen-Checkliste durchgebenMandanten erfahren am Telefon, welche Belege sie für ihre Steuererklärung mitbringen müssen, sortiert nach Einkunftsart.
- 3Bearbeitungsstand mitteilenIst die Steuererklärung schon beim Finanzamt? Vokaro kann hinterlegte Statusmeldungen pro Mandant wiedergeben.
- 4Beratungstermin buchenKomplexe Anliegen wie Steuergestaltung, Erbschaft oder Unternehmensgründung werden als Beratungstermin in den Kanzleikalender eingetragen.
Kann Vokaro individuelle Mandantenfragen beantworten?
Vokaro beantwortet allgemeine Fragen zu Fristen und Unterlagen. Individuelle Mandantenfragen wie 'Wie hoch ist meine Rückerstattung?' werden dokumentiert und als Rückrufbitte an den zuständigen Berater weitergeleitet.
Kann ich Vokaro nur in der Steuersaison nutzen?
Ja, Sie können Vokaro flexibel einsetzen. Viele Kanzleien aktivieren den Assistenten von Januar bis Mai auf Volllast und nutzen ihn den Rest des Jahres nur außerhalb der Geschäftszeiten.
Integriert sich Vokaro mit DATEV?
Vokaro integriert sich über den Kalender mit Ihrem Terminmanagement. Eine direkte Anbindung an DATEV für Mandantendaten setzen wir individuell für Sie um; aktuell werden Statusmeldungen manuell hinterlegt.