Erreichbarkeit in der Hausverwaltung verbessern: 5 Strategien für 2026
Kurz zusammengefasst
Erreichbarkeit ist die häufigste Beschwerde gegen Hausverwaltungen. 70% der Teams sind überlastet. Persönlicher Kontakt zu Mietern und Eigentümern ist unersetzlich. Ein KI-Telefonassistent wie Vokaro springt nur als Backup ein, erfasst Schadensmeldungen strukturiert und bereitet alles für den persönlichen Rückruf vor. 99€/Monat.
Das Erreichbarkeitsproblem in der Hausverwaltung
Probleme mit der Erreichbarkeit der Hausverwaltung und fehlende, unklare oder verspätete Informationen gehören zu den häufigsten Beschwerden. Wenn Eigentümer, Mieter oder Vermieter keine Rückmeldung erhalten und wichtige E-Mails unbeantwortet bleiben, kann das schnell das Vertrauensverhältnis belasten. Fast alle Mieter und Vermieter haben es bereits einmal erlebt: Es gibt dringende Mängel zu beheben, aber die Hausverwaltung reagiert einfach nicht. E-Mails bleiben wochenlang unbeantwortet und ans Telefon geht schon lange keiner mehr.
Top 1
Häufigste Beschwerde gegen Hausverwaltungen(Quelle)
Die Zahlen hinter der Krise: VDIV-Branchenbarometer 2024
Die Zahlen sprechen eine klare Sprache: Die deutsche Hausverwaltungsbranche steht vor massiven Herausforderungen. Laut aktuellen Branchenstudien gibt es 29.418 Hausverwaltungen in Deutschland. Der Fachkräftemangel trifft diese Branche besonders hart. Das VDIV-Branchenbarometer 2024 liefert alarmierende Daten zur aktuellen Lage.
- 29.418 Hausverwaltungen in Deutschland (Listflix 2025)
- 70% berichten von Personalüberlastung ihrer Mitarbeiter
- 74,1% bestätigen, dass der Personalbedarf insgesamt steigt
- 94,2% erwarten eine weitere Verschärfung des Fachkräftemangels
- 57% der Verwaltungen geben unprofitable Mandate auf
- 42,9% haben Mindestgrößen für Liegenschaften eingeführt
- 15,6% nehmen grundsätzlich keine neuen Gemeinschaften mehr an
94,2%
VDIV Branchenbarometer 2024(Quelle)
Warum Hausverwaltungen nicht erreichbar sind
Es kann verschiedene Ursachen haben, wenn eine Hausverwaltung auf Anfragen nicht eingeht: Überlastung oder Personalmangel – besonders bei großen Wohnanlagen sind Verzögerungen leider keine Seltenheit. Der hohe Arbeitsaufwand in der Hausverwaltung resultiert nicht zuletzt aus einem hohen Anrufaufkommen. Mietende, Eigentümer und Dienstleister nehmen regelmäßig Kontakt auf. Das manuelle Bearbeiten dieser Anrufe erfordert Zeit und Ressourcen. Ein unkontrolliertes Anrufaufkommen kann zu Engpässen führen und die Erreichbarkeit beeinträchtigen.
- Mieter, Eigentümer und Dienstleister rufen gleichzeitig an
- Eine Person muss Telefon, E-Mails und Verwaltungsaufgaben gleichzeitig bewältigen
- Schadensmeldungen erfordern sofortige Aufmerksamkeit und können nicht warten
- Urlaub oder Krankheit eines Teammitglieds verschärft das Problem erheblich
Was Mieter und Eigentümer erwarten
Die Qualität des Kundenservices in Immobilienverwaltungen wird häufig an der Erreichbarkeit gemessen. In Zeiten der Digitalisierung steigen die Erwartungen der Menschen in allen Bereichen, insbesondere in puncto Erreichbarkeit. Das bekommen auch Verwalter zu spüren. Eine Hausverwaltung, die telefonisch nicht erreichbar ist, kann bei Mietern und Eigentümern schnell für Frustration sorgen. Langfristig kann schlechte Erreichbarkeit zum Verlust von Mandaten führen.
Strategie 1: Priorisierung einführen
Nicht jeder Anruf ist gleich dringend. Eine klare Priorisierung kann Ihrem Team helfen, die wichtigsten Anfragen zuerst zu bearbeiten. Wasserschäden, Heizungsausfälle oder Aufzugsstörungen erfordern sofortige Aufmerksamkeit. Fragen zu Betriebskostenabrechnungen oder allgemeine Anfragen können warten. Durch die Einführung von Prioritätsstufen (Notfall, dringend, normal) können Sie sicherstellen, dass kritische Schadensmeldungen nicht in der Warteschlange untergehen.
- Notfälle (Wasserschaden, Heizungsausfall): Sofortige Bearbeitung
- Dringend (defekte Beleuchtung, Aufzugsausfall): Innerhalb von 24 Stunden
- Normal (Betriebskosten, Anfragen): Innerhalb von 2-3 Werktagen
| Vorteil | Nachteil |
|---|---|
| Kostenlos umsetzbar | Erfordert klare Prozesse |
| Notfälle werden nicht übersehen | Jemand muss weiterhin ans Telefon |
| Bessere Ressourcennutzung | Funktioniert nur, wenn Anrufe überhaupt angenommen werden |
Strategie 2: Feste Anrufzeiten kommunizieren
Eine Möglichkeit, das Anrufvolumen zu steuern, ist die Einführung fester Telefonsprechstunden. Zum Beispiel: Montag bis Freitag von 9-12 Uhr und 14-16 Uhr. Außerhalb dieser Zeiten können Anrufer auf E-Mail verwiesen werden oder eine Nachricht hinterlassen. Diese Strategie kann funktionieren, hat aber deutliche Nachteile.
| Vorteil | Nachteil |
|---|---|
| Planbare Arbeitszeit für Ihr Team | Mieter und Eigentümer können frustriert sein |
| Konzentrierte Bearbeitung möglich | Notfälle außerhalb der Zeiten werden verpasst |
| Kostenlos umsetzbar | Konkurrenzvorteil geht verloren |
Strategie 3: FAQs automatisieren
Viele Anfragen sind wiederkehrend: 'Wann kommt die Betriebskostenabrechnung?' – 'Wo kann ich parken?' – 'Wie melde ich einen Schaden?' Die Automatisierung dieser FAQs kann Ihr Team erheblich entlasten. Möglichkeiten zur FAQ-Automation: Eine FAQ-Sektion auf Ihrer Website, einen Chatbot für die Website, automatische E-Mail-Antworten mit Links zu häufigen Fragen, oder ein Mieterportal mit Self-Service-Funktionen.
- Website-FAQ: €0-200/Monat (je nach Webentwicklung)
- Chatbot: €50-150/Monat für einfache Lösungen
- Mieterportal: €200-500/Monat (z.B. casavi, Vermietet.de)
Strategie 4: Externe Telefonservices (Callcenter)
Klassische Callcenter können Anrufe für Sie entgegennehmen. Ein Callcenter-Mitarbeiter nimmt den Anruf an, erfasst das Anliegen und leitet die Information an Sie weiter. Die Kosten liegen typischerweise bei €300-600 pro Monat, je nach Anrufvolumen. Der große Nachteil: Callcenter-Mitarbeiter haben keine Branchenkenntnis. Sie können nicht unterscheiden, ob ein Wasserschaden ein Notfall ist oder ob eine defekte Glühbirne Zeit hat.
| Faktor | Callcenter | KI-Telefonassistent |
|---|---|---|
| Kosten/Monat | €300-600 | €99 |
| 24/7 verfügbar | Teilweise (teurer) | ✓ Immer |
| Branchenkenntnis | ❌ Keine | ✓ Hausverwaltung-spezifisch |
| Schadensmeldung strukturiert | ❌ Notizfeld | ✓ Adresse, Objekt, Schadensart, Dringlichkeit |
| Notfall-Erkennung | ❌ Keine Priorisierung | ✓ Wasserschaden → sofortige Benachrichtigung |
Strategie 5: KI-Telefonassistenten (Empfohlen)
Die modernste Lösung für das Erreichbarkeitsproblem ist ein KI-Telefonassistent. Diese Systeme sind speziell für Hausverwaltungen trainiert und können Anrufe automatisch entgegennehmen, Schadensmeldungen strukturiert erfassen und Sie bei Notfällen sofort per SMS/Push benachrichtigen. Laut einer Studie von Haufe nutzen bereits 55,4% der Hausverwaltungen KI für die Kundenkommunikation – Tendenz stark steigend.
- Fängt verpasste Anrufe auf – auch nach Feierabend und am Wochenende
- Erfasst Schadensmeldungen strukturiert (Adresse, Objekt, Schadensart, Dringlichkeit)
- Benachrichtigt Sie bei Notfällen sofort per SMS/Push, damit Sie schnell zurückrufen können
- Beantwortet häufige Fragen automatisch (Betriebskosten, Ansprechpartner)
- Integration in bestehende Hausverwaltungssoftware (Haufe, DOMUS, VivoSys)
- Kosten: Ab €99/Monat – Sicherheitsnetz für verpasste Mieteranrufe
55,4%
der Hausverwaltungen nutzen bereits KI für Kundenkommunikation (Haufe)(Quelle)
Kostenvergleich der 5 Strategien
Die Wahl der richtigen Strategie hängt von Ihrem Budget und Ihrem Anrufvolumen ab. Hier der direkte Vergleich:
| Strategie | Kosten/Monat | Aufwand | 24/7 | Schadensmeldung |
|---|---|---|---|---|
| 1. Priorisierung | €0 | Hoch (manuell) | ❌ | ❌ |
| 2. Feste Anrufzeiten | €0 | Mittel | ❌ | ❌ |
| 3. FAQ-Automation | €50-200 | Einmalig hoch | ✓ | ❌ |
| 4. Callcenter | €300-600 | Gering | Teilweise | Teilweise |
| 5. KI-Telefonassistent | €99 | Sehr gering | ✓ | ✓ Strukturiert |
ROI-Berechnung: Was kostet schlechte Erreichbarkeit?
Ein behaltenes Mandat durch bessere Erreichbarkeit kann einen Jahresumsatz von mehreren tausend Euro bedeuten. Wenn Sie durch schlechte Erreichbarkeit jährlich 2-3 Mandate verlieren, kostet Sie das €10.000-30.000 an entgangenem Umsatz. Selbst die teuerste Lösung (Callcenter für €600/Monat = €7.200/Jahr) ist deutlich günstiger als ein verlorenes Mandat. Ein KI-Telefonassistent für €99/Monat (€1.548/Jahr) amortisiert sich bereits, wenn er ein einziges Mandat pro Jahr rettet.
| Faktor | Wert |
|---|---|
| Jahreskosten KI-Telefonassistent | €1.548 |
| Wert eines Mandats (konservativ) | €5.000/Jahr |
| Verlorene Mandate durch schlechte Erreichbarkeit | 2-3/Jahr |
| Potenzieller Verlust ohne Lösung | €10.000-15.000/Jahr |
| ROI bei 1 behaltenem Mandat | 223% |
Umsetzung in 3 Schritten
Egal für welche Strategie Sie sich entscheiden – die Umsetzung sollte strukturiert erfolgen:
- Schritt 1: Ist-Zustand analysieren – Wie viele Anrufe verpassen wir täglich? Welche Arten von Anfragen kommen am häufigsten? Wann ist das Anrufvolumen am höchsten?
- Schritt 2: Strategie wählen – Budget festlegen, Anrufvolumen berücksichtigen, Prioritäten setzen (24/7-Erreichbarkeit? Schadensmeldungen?)
- Schritt 3: Implementieren und messen – Lösung einrichten (z.B. KI-Telefonassistent in 1-2 Werktagen), Erfolg messen (weniger Beschwerden? Mehr zufriedene Mieter?), Anpassen wenn nötig
Häufig gestellte Fragen
Warum ist die Erreichbarkeit bei Hausverwaltungen so schlecht?
Der Hauptgrund ist der Fachkräftemangel: 94,2% der Hausverwaltungen erwarten eine weitere Verschärfung (VDIV 2024). 70% berichten von Personalüberlastung. Das hohe Anrufvolumen von Mietern, Eigentümern und Dienstleistern kann mit dem vorhandenen Personal nicht bewältigt werden.
Welche Lösung ist am kostengünstigsten?
Die günstigsten Lösungen sind Priorisierung und feste Anrufzeiten (€0/Monat). Diese lösen aber das Grundproblem nicht. FAQ-Automation kostet €50-200/Monat, ein KI-Telefonassistent €99/Monat. Callcenter sind mit €300-600/Monat am teuersten und bieten weniger Funktionen als KI-Lösungen.
Kann ein KI-Telefonassistent Schadensmeldungen erfassen?
Ja. Moderne KI-Telefonassistenten wie Vokaro sind speziell für Hausverwaltungen trainiert und erfassen Schadensmeldungen strukturiert: Welches Objekt (Adresse)? Welche Schadensart (Wasserschaden, Heizungsausfall, etc.)? Wie dringend? Kontaktdaten des Mieters? Die Information wird per E-Mail oder direkt in Ihrer Hausverwaltungssoftware dokumentiert.
Was kostet schlechte Erreichbarkeit meine Hausverwaltung?
Schlechte Erreichbarkeit ist der häufigste Grund für Beschwerden und kann zum Verlust von Mandaten führen. Wenn Sie durch mangelnde Erreichbarkeit 2-3 Mandate pro Jahr verlieren, entspricht das einem Umsatzverlust von €10.000-30.000. Dazu kommen Image-Schäden und schlechte Bewertungen.
Wie lange dauert die Implementierung eines KI-Assistenten?
Die Einrichtung eines KI-Telefonassistenten dauert 1-2 Werktage. Sie hinterlegen Ihre Objekte, Notfallkontakte und häufige Fragen – fertig. Der KI-Assistent ist dann 24/7 für Ihre Mieter und Eigentümer erreichbar. Keine lange Einarbeitung, keine Schulungen.
Ist das DSGVO-konform für Mieterdaten?
Ja. Seriöse deutsche Anbieter wie Vokaro laufen auf deutschen Servern (z.B. Hetzner Nürnberg). Ein AV-Vertrag wird bereitgestellt und alle DSGVO-Anforderungen werden erfüllt. Perfekt für sensible Mieterdaten.
Welche Lösung empfehlen Sie für kleine Hausverwaltungen?
Für kleine Hausverwaltungen (bis 500 Einheiten) empfehlen wir einen KI-Telefonassistenten €99/Monat als Sicherheitsnetz. Die Lösung fängt verpasste Anrufe auf, ist 24/7 verfügbar, erfasst Schadensmeldungen strukturiert und ergänzt Ihr Team sofort – ohne lange Einarbeitung.
Was ist mit Anrufen außerhalb der Geschäftszeiten?
Genau hier liegt der größte Vorteil von KI-Telefonassistenten: Sie sind 24/7 aktiv. Bei Notfällen wie Wasserschäden oder Heizungsausfällen um 3 Uhr nachts erfasst Vokaro alle Details und benachrichtigt Sie sofort per SMS/Push, damit Sie schnellstmöglich zurückrufen können. Standard-Anfragen werden dokumentiert und warten auf Sie.
KI-Telefonassistent für Ihr Unternehmen
Nie wieder Anrufe verpassen. Vokaro beantwortet Ihre Anrufe rund um die Uhr, bucht Termine und erkennt Notfälle.