Alle Funktionen auf einen Blick

Was Vokaro für Ihr Unternehmen leisten kann – von automatischer Terminbuchung bis zur Notfall-Erkennung.

Demo anfragenPreise ansehen

Kern-Funktionen

Die wichtigsten Features, die Vokaro von anderen Lösungen unterscheiden.

Nie wieder Anrufe verpassen

24/7 Erreichbarkeit

Vokaro beantwortet Anrufe rund um die Uhr – auch nach Feierabend, am Wochenende und an Feiertagen. Keine verpassten Kunden mehr.

Direkt in Ihren Kalender

Automatische Terminbuchung

Anrufer können direkt Termine buchen. Vokaro prüft Ihre Verfügbarkeit und trägt den Termin in Ihren Kalender ein – mit allen Details.

Sofortige Benachrichtigung

Notfall-Erkennung

Vokaro erkennt dringende Anrufe automatisch und benachrichtigt Sie sofort per SMS oder Push. Rohrbruch, Heizungsausfall, medizinische Notfälle – Sie können schnell zurückrufen. Bei akuten medizinischen Notfällen wählen Sie bitte den Notruf 112.

Entlastung für Ihr Team

FAQ-Beantwortung

Häufige Fragen wie Öffnungszeiten, Preise oder Leistungen werden automatisch beantwortet. Individuell konfiguriert für Ihr Unternehmen.

Ihre gewohnten Tools

Kalender-Integration

Nahtlose Integration mit Google Kalender, Microsoft 365, Cal.com und Calendly sowie mit Praxis- und Branchensystemen wie THEORG, medatixx, Dampsoft DS-Win, onOffice oder WERBAS.

Dokumentiert

DSGVO-konform

Sprachagent auf deutschen Servern (Hetzner). Verarbeitung in der EU nach Art. 28 DSGVO; Standardvertragsklauseln wo erforderlich. Privacy by Design.

So funktioniert Vokaro

Vom ersten Anruf bis zur Terminbestätigung in wenigen Sekunden.

01

Anruf eingehend

Kunde ruft Ihre Nummer an

02

KI antwortet

Vokaro nimmt in 2 Sekunden ab

03

Anliegen verstehen

KI erfasst das Anliegen

04

Aktion ausführen

Termin buchen, Info geben oder weiterleiten

Weitere Funktionen

Natürliche KI-Stimme

Flüssige, natürlich klingende deutsche Stimme. Antworten in unter 300 ms, angenehm für Ihre Anrufer.

Anpassbare Ansprache

Passen Sie die Begrüßung und den Tonfall individuell an Ihr Unternehmen an.

Team-Weiterleitung

Definieren Sie Regeln für Weiterleitungen. Bestimmte Themen, Uhrzeiten oder auf Kundenwunsch.

Analytics & Reports

Detaillierte Statistiken zu Anrufen, Buchungen und Themen. Verstehen Sie Ihre Kunden besser.

Anrufaufzeichnung

Optional mit Zustimmung des Anrufers. Zur Qualitätssicherung und Dokumentation.

Benachrichtigungen

E-Mail oder SMS-Benachrichtigung bei jedem Anruf. Verpassen Sie keine wichtige Anfrage.

Typische Anwendungsfälle

Terminbuchung

Kunden buchen Termine, ohne dass Sie ans Telefon müssen. Ideal für Praxen, Salons und Beratungen.

Notfall-Hotline

Dringende Anrufe werden erkannt und Sie sofort benachrichtigt. Handwerker, Ärzte und Techniker können schnell zurückrufen.

After-Hours-Support

Nach Feierabend keine Anfragen verlieren. Ihr Team ruht sich aus, Anrufe werden trotzdem erfasst.

Lead-Qualifizierung

Neue Anfragen werden erfasst und qualifiziert. Ihr Vertrieb erhält warme Leads.

Alle Anwendungsfälle ansehen

Anrufbehandlung im Vergleich

Wie gehen Sie aktuell mit Anrufen um, wenn Sie nicht erreichbar sind?

Bei NichterreichbarkeitVokaro BackupAnrufbeantworterMailbox
Anruf wird angenommen
Termin wird gebucht--
Anliegen wird qualifiziert--
Bei Notfällen sofort benachrichtigt--
Lead geht nicht verloren--
fester Monatspreis
Detaillierte Vergleiche ansehen

Was Vokaro konkret am Telefon erledigt

Termine buchen, während Sie arbeiten

Ihr KI-Assistent vereinbart Termine am Telefon – direkt in Ihren Kalender, vollkommen automatisch.

Automatische Terminbuchung per KI-Telefonassistent: Vokaro prüft Ihren Kalender in Echtzeit, bietet freie Slots an und bucht Termine direkt, meist in unter einer Minute im selben Gespräch, auch nachts und am Wochenende. Ab 99 € im Monat, 12 Monate Mindestlaufzeit, DSGVO-konform auf deutschen Servern in Nürnberg, mit Anbindung an Google Kalender, Microsoft 365 und Ihre Praxis- oder Branchensoftware.

So funktioniert automatische Terminbuchung mit Vokaro

  1. 1Anruf wird angenommenVokaro meldet sich nach 2 Sekunden mit Ihrem Firmennamen und fragt nach dem Terminwunsch.
  2. 2Kalender wird geprüftDie KI greift auf Ihren Kalender zu und findet passende freie Zeitfenster.
  3. 3Termin wird vorgeschlagenDer Anrufer erhält 2-3 konkrete Terminvorschläge und wählt den passenden aus.
  4. 4Bestätigung wird versendetTermin erscheint sofort im Kalender, Kunde erhält Bestätigung per E-Mail oder SMS.
Nimmt Vokaro sofort ab oder habe ich Zeit selbst ranzugehen?

Vokaro wartet. Erst nach 10-15 Sekunden Klingeln oder außerhalb Ihrer Geschäftszeiten nimmt der Assistent ab. Persönlicher Kontakt hat immer Vorrang.

Mit welchen Kalendern funktioniert Vokaro?

Vokaro arbeitet mit Google Kalender, Microsoft 365, Apple iCloud, CalDAV, Cal.com und Calendly sowie mit Praxis- und Branchensystemen wie THEORG, medatixx, Dampsoft DS-Win, samedi, onOffice und WERBAS. Die Einrichtung übernehmen wir für Sie.

Was passiert, wenn kein Termin passt?

Vokaro bietet Alternativen an oder nimmt die Kontaktdaten auf, damit Sie zurückrufen können. Kein Anrufer geht verloren.

Kann Vokaro auch Termine verschieben oder stornieren?

Ja. Bestehende Kunden können ihre Termine am Telefon verschieben oder absagen. Vokaro aktualisiert den Kalender automatisch.

Dringende Fälle erkennen, sofort handeln

Ihr KI-Assistent unterscheidet zwischen Routine und Dringlichkeit – und reagiert entsprechend.

Dringlichkeitserkennung per KI-Telefonassistent: Vokaro nimmt jedes Anliegen auf und ordnet es nach den Kriterien ein, die Sie selbst vorgeben. Bei Rohrbruch, Heizungsausfall oder einem Anliegen, das Sie als dringend definiert haben, werden Sie sofort per SMS benachrichtigt, mit allen Details. Routineanfragen werden automatisch bearbeitet, sodass Sie nur bei wirklich dringenden Fällen gestört werden. In Praxen gilt: Vokaro nimmt keine medizinische Einschätzung vor. Ab 99 € im Monat, 12 Monate Mindestlaufzeit, DSGVO-konform.

Intelligente Anruf-Priorisierung mit Vokaro

  1. 1Anruf wird analysiertVokaro erkennt Schlüsselwörter wie 'Wasserschaden', 'starke Schmerzen' oder 'Heizung ausgefallen'.
  2. 2Dringlichkeit wird bewertetDie KI bewertet den Kontext und entscheidet: Routine oder dringend?
  3. 3Sofort-Benachrichtigung bei DringlichkeitBei dringenden Fällen werden alle Details erfasst und Sie sofort per SMS/Push benachrichtigt.
  4. 4Routinefälle werden bearbeitetNicht dringende Anliegen werden aufgenommen oder direkt beantwortet (Termin, FAQ).
Nimmt Vokaro sofort ab oder habe ich Zeit selbst ranzugehen?

Vokaro wartet. Erst nach 10-15 Sekunden Klingeln oder außerhalb Ihrer Geschäftszeiten nimmt der Assistent ab. Persönlicher Kontakt hat immer Vorrang.

Welche Situationen erkennt Vokaro als dringend?

Sie definieren die Kriterien selbst. Typische Beispiele: Wasserschäden, Heizungsausfälle, akute Schmerzen, Stromausfälle, Einbrüche. Die KI lernt auch aus Ihrem Feedback.

Wer wird bei dringenden Anfragen benachrichtigt?

Sie hinterlegen eine oder mehrere Kontaktpersonen. Bei dringenden Fällen erfasst Vokaro alle Details und benachrichtigt Sie sofort per SMS oder Push, damit Sie schnellstmöglich zurückrufen können.

Was passiert, wenn niemand erreichbar ist?

Vokaro nimmt alle Kontaktdaten und Details auf und sendet Ihnen sofort eine Benachrichtigung. Der Anrufer weiß, dass sein Anliegen dringend behandelt wird und er zeitnah einen Rückruf erhält.

Kann ich die Benachrichtigungsregeln ändern?

Ja, jederzeit. Sie können Zeiten festlegen, Kontaktpersonen rotieren lassen oder saisonale Anpassungen vornehmen.

Gleiche Fragen, automatische Antworten

Ihr KI-Assistent beantwortet Standardfragen – so hat Ihr Team Zeit für das Wesentliche.

FAQ-Beantwortung per KI-Telefonassistent: Vokaro beantwortet Standardfragen zu Öffnungszeiten, Preisen und Anfahrt automatisch am Telefon. Bis zu 60% aller eingehenden Anrufe sind Routinefragen, die Ihr Team nicht mehr manuell beantworten muss. Komplexe Anliegen werden erkannt und weitergeleitet. Ab 99 € im Monat, 12 Monate Mindestlaufzeit, in der Regel innerhalb einer Woche eingerichtet, DSGVO-konform auf deutschen Servern.

FAQ-Handling mit Vokaro

  1. 1Wissensbasis aufbauenSie hinterlegen Ihre häufigsten Fragen und Antworten – wir helfen beim Setup.
  2. 2KI versteht die FrageVokaro erkennt Varianten: 'Wann haben Sie offen?', 'Sind Sie morgen da?', 'Öffnungszeiten?'
  3. 3Natürliche AntwortDie Antwort wird gesprächsnah gegeben, nicht roboterhaft vorgelesen.
  4. 4Übergabe bei BedarfKomplexe Fragen werden erkannt und an einen Menschen weitergeleitet.
Nimmt Vokaro sofort ab oder habe ich Zeit selbst ranzugehen?

Vokaro wartet. Erst nach 10-15 Sekunden Klingeln oder außerhalb Ihrer Geschäftszeiten nimmt der Assistent ab. Persönlicher Kontakt hat immer Vorrang.

Wie viele FAQs kann ich hinterlegen?

Unbegrenzt. Typische Setups umfassen 20-50 Fragen. Die KI erkennt auch Varianten und Umformulierungen automatisch.

Kann ich die Antworten selbst ändern?

Ja, jederzeit über Ihr Dashboard. Änderungen sind sofort aktiv.

Was passiert bei Fragen, die nicht hinterlegt sind?

Vokaro bietet an, die Frage zu notieren und einen Rückruf zu vereinbaren, oder leitet direkt zu Ihnen weiter.

Klingt das nicht roboterhaft?

Nein. Vokaro formuliert Antworten natürlich und passt sich dem Gesprächsfluss an. Die Stimme klingt natürlich und reagiert in unter 300 Millisekunden.

Rezeptanfragen ohne Telefonklingeln

Patienten bestellen Folgerezepte am Telefon – Ihr Team bereitet sie nur noch vor.

Rezeptanfragen per KI-Telefonassistent automatisieren: Vokaro erfasst strukturiert Name, Geburtsdatum, Medikament, Dosierung und Wunschapotheke. Das spart 3-4 Minuten pro Anfrage bei bis zu 40% aller Praxisanrufe. Patienten können Folgerezepte rund um die Uhr bestellen, auch außerhalb der Sprechzeiten. Ab 99 € im Monat, 12 Monate Mindestlaufzeit, DSGVO-konform auf deutschen Servern, AV-Vertrag inklusive.

Rezeptanfragen mit Vokaro

  1. 1Patient ruft anVokaro erkennt Rezeptanfragen und fragt strukturiert alle Daten ab.
  2. 2Daten werden erfasstName, Geburtsdatum, Medikament, Dosierung, gewünschte Apotheke – alles wird aufgenommen.
  3. 3Anfrage wird übermitteltDie strukturierte Anfrage erscheint in Ihrem System oder per E-Mail.
  4. 4Rezept wird vorbereitetMFA bereitet das Rezept vor, Arzt unterschreibt, Patient wird benachrichtigt.
Nimmt Vokaro sofort ab oder habe ich Zeit selbst ranzugehen?

Vokaro wartet. Erst nach 10-15 Sekunden Klingeln oder außerhalb Ihrer Sprechzeiten nimmt der Assistent ab. Persönlicher Kontakt hat immer Vorrang.

Versteht Vokaro Medikamentennamen?

Ja. Die KI ist auf deutsche Medikamentennamen trainiert und erkennt auch Abkürzungen, Markennamen und Generika.

Was passiert bei unklaren Anfragen?

Vokaro fragt gezielt nach. Bei Unsicherheiten wird die Anfrage für manuelle Prüfung markiert.

Wie werden die Daten übermittelt?

Per Integration in Ihr Praxissystem, per E-Mail oder in ein Dashboard, je nach Ihrem Workflow.

Ist das DSGVO-konform?

Ja. Alle Daten werden auf deutschen Servern verarbeitet und gespeichert. AV-Vertrag ist inklusive.

Leads qualifizieren, bevor Sie zurückrufen

Ihr KI-Assistent erfasst alle wichtigen Infos – Sie sprechen nur mit echten Interessenten.

Lead-Qualifizierung per KI-Telefonassistent: Vokaro stellt automatisch Ihre definierten Fragen zu Projekt, Budget, Zeitrahmen und Entscheider. Ihr Vertrieb erhält nur vorqualifizierte Kontakte mit vollständigen Daten und kann sich auf echte Verkaufsgespräche konzentrieren. Ergebnis: bis zu 40% mehr qualifizierte Gespräche. Ab 99 € im Monat, 12 Monate Mindestlaufzeit, mit CRM-Integration (Salesforce, HubSpot, Pipedrive).

Lead-Qualifizierung mit Vokaro

  1. 1Anfrage geht einInteressent ruft an oder wird von Ihrer Website weitergeleitet.
  2. 2QualifizierungsfragenVokaro stellt Ihre definierten Fragen: Projekt, Budget, Zeitrahmen, Entscheider.
  3. 3Lead wird bewertetBasierend auf den Antworten wird der Lead automatisch priorisiert.
  4. 4Übergabe an VertriebQualifizierte Leads mit allen Infos gehen an Ihr Team – priorisierte Kontakte sofort.
Nimmt Vokaro sofort ab oder habe ich Zeit selbst ranzugehen?

Vokaro wartet. Erst nach 10-15 Sekunden Klingeln oder außerhalb Ihrer Geschäftszeiten nimmt der Assistent ab. Persönlicher Kontakt hat immer Vorrang.

Welche Qualifizierungsfragen kann ich stellen?

Sie definieren die Fragen selbst: Budget, Zeitrahmen, Projektumfang, Entscheidungsprozess, was für Ihr Business relevant ist.

Wie werden die Leads priorisiert?

Sie legen Regeln fest: z.B. Budget über 10.000 Euro gleich priorisierter Kontakt mit sofortiger Weiterleitung. Budget unter 1.000 Euro gleich weiterführende Betreuung per E-Mail.

Wohin gehen die qualifizierten Leads?

Per E-Mail, in Ihr CRM (z.B. HubSpot oder Pipedrive) oder über eine individuelle Anbindung an Ihr System – wir richten die Automatisierung für Sie ein.

Kann Vokaro auch Termine mit qualifizierten Leads buchen?

Ja. Bei qualifizierten Kontakten kann Vokaro direkt einen Beratungstermin in Ihrem Kalender buchen.

Feierabend für Sie, Erreichbarkeit für Ihre Kunden

Ihr KI-Assistent nimmt Anrufe an, wenn Sie es nicht tun wollen – oder können.

24/7-Erreichbarkeit per KI-Telefonassistent: Vokaro nimmt Anrufe nach Feierabend, am Wochenende und an Feiertagen entgegen. 35% aller Kundenanfragen kommen außerhalb der Geschäftszeiten. Kunden können trotzdem Termine buchen oder Notfälle melden. Am nächsten Morgen erhalten Sie eine strukturierte Übersicht aller Anrufe. Ab 99 € im Monat, 12 Monate Mindestlaufzeit, in der Regel innerhalb einer Woche startklar, DSGVO-konform.

24/7 Erreichbarkeit mit Vokaro

  1. 1Automatische ÜbernahmeNach Ihren Geschäftszeiten leitet Ihre Nummer automatisch auf Vokaro um.
  2. 2Professionelle AnnahmeVokaro meldet sich mit Ihrem Firmennamen und bearbeitet das Anliegen.
  3. 3Terminbuchung möglichKunden können auch um 21 Uhr einen Termin für nächste Woche buchen.
  4. 4Zusammenfassung am MorgenSie starten den Tag mit einer Übersicht aller nächtlichen Anfragen.
Nimmt Vokaro sofort ab oder habe ich Zeit selbst ranzugehen?

Vokaro wartet. Erst nach 10-15 Sekunden Klingeln oder außerhalb Ihrer definierten Geschäftszeiten nimmt der Assistent ab. Persönlicher Kontakt hat immer Vorrang.

Wann schaltet sich Vokaro ein?

Sie definieren die Zeiten: Nach 18 Uhr, am Wochenende, an Feiertagen. Die Umschaltung erfolgt automatisch.

Was passiert bei echten Dringlichkeiten nachts?

Vokaro erkennt dringende Fälle und kann Sie auch nachts benachrichtigen oder durchstellen, nach Ihren Regeln.

Erfahren Kunden, dass sie mit einer KI sprechen?

Das können Sie entscheiden. Die meisten unserer Kunden teilen es mit ('Sie sprechen mit unserem digitalen Assistenten'), aber die Natürlichkeit überzeugt trotzdem.

Kann ich Vokaro auch tagsüber nutzen?

Ja, aber wir empfehlen es nur als Backup wenn Sie wirklich nicht rangehen können. Persönlicher Kontakt ist durch nichts zu ersetzen.

Wie gut versteht die KI Deutsch?

Spracherkennung 2026: Genauigkeit, Dialekte, Fachbegriffe und Grenzen.

Moderne KI-Spracherkennung erreicht auf Deutsch eine Genauigkeit von über 95% bei klarer Aussprache und guter Verbindungsqualität. Deepgram Nova-3, das von Vokaro verwendet wird, wurde speziell für Echtzeit-Telefonie optimiert und verarbeitet gesprochenes Deutsch in unter 100 Millisekunden. Dialekte werden bis zu einem mittleren Stärkegrad zuverlässig erkannt. Fachbegriffe können durch sogenannte Keyword-Boosting individuell trainiert werden.

Stand der Technik: Spracherkennung 2026

Die Spracherkennungstechnologie hat sich in den letzten zwei Jahren drastisch verbessert. Moderne Systeme wie Deepgram Nova-3 nutzen neuronale Netzwerke, die auf Millionen Stunden Sprachdaten trainiert wurden.

  • Genauigkeit: 95-98% Word Error Rate (WER) auf Hochdeutsch. Das bedeutet, dass von 100 gesprochenen Wörtern 95-98 korrekt erkannt werden.
  • Geschwindigkeit: Unter 100ms Verarbeitungszeit. Schneller, als ein Mensch den Satz verarbeiten würde.
  • Kontext: Moderne Modelle verstehen den Kontext eines Gesprächs. 'Bank' wird korrekt als Geldinstitut oder Sitzgelegenheit interpretiert.
  • Hintergrundgeräusche: Algorithmen filtern Hintergrundgeräusche wie Straßenlärm oder Musik effektiv heraus.

Dialekte und Akzente

Deutsche Dialekte stellen eine besondere Herausforderung dar. Deepgram Nova-3 wurde auf einem breiten Spektrum deutscher Sprachvarianten trainiert:

  • Leichter Dialekt (z.B. leichtes Bayerisch, Berlinerisch): Wird mit 90-95% Genauigkeit erkannt.
  • Mittlerer Dialekt (z.B. Schwäbisch, Sächsisch): 80-90% Genauigkeit. Die KI versteht das Anliegen, auch wenn einzelne Wörter fehlen.
  • Starker Dialekt (z.B. tiefes Plattdeutsch, Alemannisch): 60-80% Genauigkeit. Hier können Missverständnisse auftreten.
  • Akzente (z.B. türkischer, russischer Akzent): Werden gut erkannt, da die Modelle auf diverse Sprecher trainiert sind.

Fachbegriffe und Branchenwissen

Vokaro nutzt Deepgrams Keyword-Boosting-Funktion, um branchenspezifische Fachbegriffe zuverlässig zu erkennen:

  • Medizin: Begriffe wie 'Prophylaxe', 'Wurzelbehandlung', 'Überweisung' werden korrekt erkannt.
  • Handwerk: 'Rohrisolierung', 'Steckdosenleiste', 'Heizungswartung' werden durch Keyword-Boosting priorisiert.
  • Steuerrecht: 'Einkommenssteuererklärung', 'Umsatzsteuervoranmeldung', 'Betriebsausgaben' werden zuverlässig verstanden.
  • Eigennamen: Straßennamen, Firmennamen und Personennamen können durch individuelle Wortlisten verbessert werden.

Wenn die Erkennung scheitert

Kein System ist perfekt. Vokaro hat Fallback-Mechanismen für den Fall, dass die Spracherkennung unsicher ist:

  • Rückfrage: Die KI fragt höflich nach ('Entschuldigung, könnten Sie das bitte wiederholen?').
  • Buchstabieren: Bei Namen oder Adressen kann die KI um Buchstabierung bitten.
  • Weiterleitung: Wenn die KI das Anliegen nach zwei Versuchen nicht versteht, wird an einen Menschen weitergeleitet.
  • Zusammenfassung: Die KI bestätigt ihr Verständnis ('Sie möchten also einen Termin am Dienstag?'), um Fehler zu vermeiden.
Versteht die KI auch ältere Anrufer mit undeutlicher Aussprache?

In den meisten Fällen ja. Deepgram ist auf diverse Sprechergruppen trainiert. Bei sehr undeutlicher Aussprache (z.B. durch Zahnprobleme oder Hörgeräte-Rückkopplung) kann die Erkennung leiden. Die KI fragt dann höflich nach oder leitet an einen Menschen weiter.

Kann die KI zwischen mehreren Sprechern unterscheiden?

Ja, in begrenztem Umfang. Wenn mehrere Personen gleichzeitig sprechen, wird der lauteste Sprecher priorisiert. Ein Gespräch mit einem einzelnen Anrufer (Standard-Telefonszenario) funktioniert zuverlässig.

Wie werden Fachbegriffe für meine Branche eingerichtet?

Bei der Einrichtung von Vokaro definieren Sie Ihre branchenspezifischen Begriffe. Diese werden per Keyword-Boosting priorisiert. Typisch: 10-30 Fachbegriffe, die in Ihrer Branche häufig am Telefon genannt werden.

Bereit, diese Funktionen zu nutzen?

Risikofrei starten. Erste Monatsgebühr und Einrichtung werden innerhalb von 30 Tagen ab Go-Live erstattet.

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