KI-Telefonassistent einrichten: So geht's
Von der Anmeldung bis zum ersten automatisierten Anruf in 60 Minuten.
Die Einrichtung eines KI-Telefonassistenten dauert bei Vokaro etwa 60 Minuten und erfordert keine technischen Vorkenntnisse. Der Prozess: 1) Branche und Unternehmensprofil auswählen (5 Minuten), 2) FAQ und typische Anfragen konfigurieren (20 Minuten), 3) Kalender verbinden für automatische Terminbuchung (10 Minuten), 4) Rufumleitung einrichten (10 Minuten), 5) Testanruf durchführen (15 Minuten). Die Rufumleitung funktioniert mit jeder Telefonanlage und jedem Mobilfunkanbieter.
Schritt 1: Branche und Profil auswählen (5 Minuten)
Vokaro bietet 10 vorkonfigurierte Branchenprofile für deutsche KMU. Jedes Profil enthält branchenspezifische Begrüßungen, FAQ-Vorlagen und Gesprächsabläufe.
- Handwerk, Immobilien, Zahnarzt, Hautarzt, Privatarzt, Steuerberater, Physiotherapie, Orthopädie, KFZ-Werkstatt, Hausverwaltung
- Jedes Profil enthält 10-20 vorkonfigurierte FAQ, typische Anliegen und branchenspezifische Fachbegriffe für die Spracherkennung
- Begrüßung und Abschluss werden individuell auf Ihren Firmennamen angepasst
Schritt 2: FAQ und Gesprächsabläufe anpassen (20 Minuten)
Die Branchenvorlage deckt 80% ab. Die restlichen 20% passen Sie an Ihr Unternehmen an:
- Öffnungszeiten, Adresse, Anfahrt: Werden in die KI-Wissensbasis eingetragen
- Preise und Leistungen: Häufig gefragte Preisinformationen und Dienstleistungen definieren
- Notfall-Kriterien: Wann soll die KI sofort an Sie weiterleiten? (z.B. Wasserrohrbruch, akute Schmerzen)
- Weiterleitung: An welche Nummer(n) sollen dringende Anrufe weitergeleitet werden?
Schritt 3: Kalender verbinden (10 Minuten)
Für automatische Terminbuchung verbinden Sie Ihren Kalender:
- Google Calendar: OAuth-Verbindung, 2 Klicks. Termine werden direkt im Kalender erstellt.
- Microsoft Outlook / Office 365: Über Microsoft Graph API. Unterstützt auch geteilte Kalender.
- Cal.com: Native Integration. Ideal wenn Sie Cal.com bereits für Online-Buchungen nutzen.
- Doctolib / Branchensoftware: Über Webhooks und Zapier/Make-Integration möglich.
Schritt 4: Rufumleitung einrichten (10 Minuten)
Die Rufumleitung leitet Anrufe an Vokaro weiter, wenn Sie nicht erreichbar sind. Das funktioniert mit jedem Anbieter:
- Mobilfunk (Telekom, Vodafone, O2): GSM-Code **61*[Vokaro-Nummer]**11**[Sekunden]# eingeben. Leitet nach X Sekunden um.
- Festnetz / VoIP: In der Telefonanlage (Sipgate, Placetel, 3CX) unter 'Rufumleitung bei Nichtannahme' konfigurieren.
- ISDN: Beim Provider die Rufumleitung aktivieren. Funktioniert mit allen deutschen Anbietern.
- Tipp: 'Bei Besetzt' UND 'Bei Nichtannahme' aktivieren, damit wirklich kein Anruf verloren geht.
Schritt 5: Testen (15 Minuten)
Vor dem Live-Start testen Sie den Assistenten gründlich:
- Testanruf: Rufen Sie Ihre eigene Nummer an und lassen Sie die Rufumleitung greifen. Testen Sie typische Anfragen.
- Terminbuchung: Buchen Sie einen Testtermin und prüfen Sie, ob er im Kalender erscheint.
- Notfall-Test: Simulieren Sie einen dringenden Anruf und prüfen Sie, ob die Weiterleitung funktioniert.
- Gesprächszusammenfassung: Prüfen Sie, ob die Zusammenfassung per E-Mail/SMS korrekt ankommt.
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Häufige Fragen
Brauche ich technische Vorkenntnisse?
Nein. Die Einrichtung ist so gestaltet, dass sie ohne IT-Kenntnisse möglich ist. Branchenvorlage auswählen, FAQ anpassen, Kalender verbinden, Rufumleitung einrichten. Wenn Sie Hilfe brauchen, unterstützt das Vokaro-Team die Einrichtung kostenlos.
Funktioniert die Rufumleitung mit meinem Anbieter?
Ja, mit jedem deutschen Telefon-Anbieter. Rufumleitung ist ein Standard-Feature von Mobilfunk, Festnetz und VoIP. Bei Mobilfunk: GSM-Codes. Bei Festnetz/VoIP: Einstellung in der Telefonanlage. Bei ISDN: Über den Provider.
Kann ich den Assistenten nach der Einrichtung noch ändern?
Ja, jederzeit. FAQ, Begrüßung, Notfall-Kriterien und Kalender-Einstellungen können sofort geändert werden. Keine Wartezeit, keine Extra-Kosten. Änderungen sind sofort wirksam.
Was kostet die Einrichtung?
Die einmalige Einrichtungsgebühr beträgt 199€. Darin enthalten: Branchenkonfiguration, FAQ-Setup, Kalender-Integration, Testphase und persönlicher Support bei der Einrichtung.
In 60 Minuten startklar
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