Was kostet eine virtuelle Sekretärin?
Preisvergleich der wichtigsten Anbieter in Deutschland.
Eine virtuelle Sekretärin kostet in Deutschland zwischen 79€ und 400€ pro Monat. Die Preise hängen vom Anbieter, der Anzahl inkludierter Anrufe und dem Leistungsumfang ab. ebuero startet ab 49€ für 25 Anrufe, Telefonservice24 ab 89€ für 50 Anrufe. Bei durchschnittlich 100 Anrufen pro Monat zahlen Sie 150-250€. Zum Vergleich: Eine festangestellte Sekretärin kostet 3.500-5.500€ monatlich inklusive Arbeitgeberanteilen. Ein KI-Telefonassistent bietet unbegrenzte Anrufe – Vokaro ab 99 € im Monat.
Was ist Virtuelle Sekretärin?
Eine virtuelle Sekretärin ist ein externer Telefonservice, bei dem geschulte Mitarbeiter Ihre Anrufe unter Ihrem Firmennamen entgegennehmen. Anders als bei einem Callcenter arbeiten virtuelle Sekretärinnen persönlicher und oft für weniger Kunden gleichzeitig. Die bekanntesten Anbieter in Deutschland sind ebuero, Telefonservice24 und Büroservice24.
Preisvergleich: Virtuelle Sekretärin
ebuero
25-100 Anrufe inkl., danach 1,79€/Min. Mo-Fr 7-19 Uhr. 24/7 ab Smart-Tarif (179€).
Telefonservice24
50-200 Anrufe inkl. Mo-Fr 8-18 Uhr. Nacht/Wochenende mit Aufpreis.
Büroservice24
40-150 Anrufe inkl. Postannahme und Adressservice optional.
KI-Telefonassistent (Vokaro)Empfohlen
Unbegrenzte Anrufe, 24/7, automatische Terminbuchung, DSGVO-konform
Festangestellte Sekretärin
Vollzeit inkl. AG-Anteile. Plus Urlaub, Krankheit, Vertretung.
Versteckte Kosten
Minutenpreis nach Kontingent
Bei ebuero kostet jede Minute über dem Inklusivpaket 1,79€. Ein 3-Minuten-Anruf nach Kontingent: 5,37€. Bei 20 Überschreitungsanrufen sind das 107€ extra pro Monat.
Zusatzleistungen
Terminvereinbarung, Weiterleitung an Mobilfunk, SMS-Benachrichtigung und englischsprachiger Service kosten bei vielen Anbietern extra.
Mindestvertragslaufzeit
Günstige Tarife erfordern oft 12 Monate Bindung. Monatlich kündbare Tarife kosten 15-25% mehr.
Gesamtkosten (TCO)
Virtuelle Sekretärin (Durchschnitt)
Büroservice Mittelwert: 180€/Monat + 60€ Extras = 2.880€/Jahr
Vokaro
Vokaro: 99 € im Monat × 12 + 290 € Einrichtung = 1.387€ im ersten Jahr
Virtuelle Sekretärin lohnt sich wenn…
- Sie schätzen den persönlichen Touch einer menschlichen Stimme am Telefon
- Neben Telefonannahme brauchen Sie Postbearbeitung oder Adressservice
- Ihr Anrufvolumen liegt unter 100 Anrufen pro Monat
- Die meisten Anrufe fallen während der Geschäftszeiten (Mo-Fr 8-18 Uhr) an
Virtuelle Sekretärin lohnt sich nicht wenn…
- Sie brauchen 24/7-Erreichbarkeit ohne Aufpreis
- Ihr Anrufvolumen schwankt stark (Minutenpreise werden teuer)
- Automatische Terminbuchung in Ihren Kalender ist wichtig
- Budget ist unter 100€/Monat (Basis-Tarife decken nur 25-40 Anrufe)
Weitere Kostenvergleiche
Häufige Fragen
Was kostet ebuero pro Monat?
ebuero startet ab 49€/Monat (Smart 25: 25 Anrufe inklusive). Der beliebteste Tarif ist Smart 50 für 89€/Monat mit 50 inkludierten Anrufen. Jede Minute über dem Kontingent kostet 1,79€. Für 100 Anrufe zahlen Sie effektiv 150-200€ pro Monat.
Virtuelle Sekretärin vs. KI-Assistent: Was ist besser?
Eine virtuelle Sekretärin bietet eine menschliche Stimme und persönlichen Service, ist aber auf Geschäftszeiten beschränkt und wird bei höherem Volumen teuer. Ein KI-Assistent ist 24/7 verfügbar, kann unbegrenzt parallel telefonieren und kostet einen Festpreis. Für Standardanfragen (80% aller Anrufe) ist der KI-Assistent gleichwertig oder besser.
Wie schnell ist eine virtuelle Sekretärin einsatzbereit?
Bei Anbietern wie ebuero dauert die Einrichtung 1-3 Werktage. Sie müssen Ihr Begrüßungsskript definieren und eine Rufumleitung einrichten. Ein KI-Telefonassistent ist in wenigen Tagen startklar.
Kann eine virtuelle Sekretärin Termine buchen?
Die meisten virtuellen Sekretärinnen können Terminwünsche aufnehmen und Ihnen per E-Mail oder SMS weiterleiten. Direkte Kalender-Integration (automatische Buchung) bieten nur wenige Anbieter und meist gegen Aufpreis. KI-Assistenten buchen Termine direkt in Ihren Kalender.
Was kosten Sie verpasste Anrufe?
Ein grosser Teil der Anrufe bei kleinen Betrieben bleibt unbeantwortet. Berechnen Sie Ihren möglichen Umsatzverlust anhand von Branchendurchschnitten. Illustratives Rechenbeispiel.
Ihre Situation
Wählen Sie Ihre Branche und verpasste Anrufe
Steuerberatungskanzleien
BRANCHENDATEN
Nur 18% der Anrufe sind Neukundenanfragen – Support, Rückfragen etc. sind bereits herausgerechnet.
Ihr jährlicher Umsatzverlust
—
— pro Monat
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verlorene Kunden/Jahr
520
verpasste Anrufe/Jahr
Mit Vokaro
zzgl. 290 € einmalige Einrichtung
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