Was kostet ein Telefonsekretariat?
Die vier Abrechnungsmodelle und was sie bei steigendem Aufkommen tun.
Ein Telefonsekretariat kostet in Deutschland entweder eine Grundgebühr zwischen 0 und 179,90 € im Monat plus 0,59 bis 1,39 € je Gespräch und Minute, oder einen Pauschalpreis von 1,45 bis 2,50 € je Anruf. Der günstigste seriöse Einstieg ohne Grundgebühr liegt bei 0,59 € je Gespräch und Minute (starbüro, 2026, inklusive 24-Stunden-Annahme). Alle Preise sind netto. Entscheidend für die Rechnung ist nicht der Einstiegspreis, sondern was bei steigendem Anrufaufkommen passiert: Bei nutzungsabhängiger Abrechnung wächst die Rechnung mit jedem Anruf mit.
Was ist Telefonsekretariat?
Ein Telefonsekretariat nimmt Anrufe mit eigenen Mitarbeitenden unter Ihrem Namen entgegen und gibt das Anliegen an Sie weiter. Der deutsche Markt ist gut besetzt und die Preise sind fast durchgehend veröffentlicht — anders als bei Büroservices, die häufig nur auf Anfrage kalkulieren.
Preisvergleich: Telefonsekretariat
Ohne Grundgebühr, rein nutzungsabhängig
starbüro: 0 € Grundgebühr, 0,59 € je Gespräch und je Bearbeitungsminute, sekundengenau, 24-Stunden-Annahme ohne Aufpreis, monatlich kündbar (Anbieterpreisliste 2026)
Mit Mindestumsatz
Deutscher Telefonservice: 0 € Grundgebühr, 0,52 bis 0,84 € je Annahme und Minute — aber 19 bis 75 € monatlicher Mindestverrechnungsumsatz. Das ist eine Grundgebühr unter anderem Namen
Grundgebühr plus Nutzung
eBuero 59,90/99,90/179,90 € plus 1,04 bis 1,39 € je Annahme und Minute; tel-inform ab 44,90 € plus 0,58 bis 0,78 €; TELiAS ab 29 € plus 0,74 bis 1,21 €. Die Grundgebühr kauft keine Freianrufe, nur einen niedrigeren Stückpreis
Pauschalpreis je Anruf
Der Telefonservice: 24,90 bis 69,90 € Grundgebühr plus 1,45 bis 1,99 € pauschal je Anruf, ohne Minutenabrechnung — planbarer, wenn Gespräche länger dauern
Paket mit echtem Freivolumen
Plus Telefonservice: 49 € im Monat mit den ersten 60 Gesprächsminuten inklusive, danach 0,55 € je Minute. phonea verkauft Anrufpakete von 50 bis 250 Anrufen (70 bis 350 €) bei drei Monaten Mindestlaufzeit
Versteckte Kosten
Die angefangene Minute inklusive Nachbearbeitung
Mehrere Anbieter rechnen je angefangener Minute ab und zählen die Nachbearbeitungszeit mit — eBuero, Deutscher Telefonservice und EVE Office sagen das ausdrücklich. Ein Gespräch von 70 Sekunden plus Notiz kostet dann drei Minuten. starbüro und VoiceOffice rechnen sekundengenau und deckeln die Nachbearbeitung auf zwei Minuten. Bei gleichem Minutenpreis ist das ein Unterschied von mehreren hundert Euro im Jahr.
Erreichbarkeit rund um die Uhr kostet fast überall extra
Aufschläge für die 24-Stunden-Annahme: eBuero 19,90 €, tel-inform 18 € plus 0,25 € je Minute, phonea 29,50 € plus 1,00 € je Anruf, Mobile Office 49 € plus 0,25 € je Minute. Ohne Aufpreis enthalten ist sie in dieser Erhebung nur bei starbüro und VoiceOffice — ausgerechnet die Zeiten, in denen Anrufe am ehesten verloren gehen, sind also meist die teuersten.
Mindestumsätze und Mindestlaufzeiten
Einrichtungsgebühren sind im Markt praktisch verschwunden, Mindestumsätze nicht: 19 bis 75 € beim Deutschen Telefonservice, 5 € bei phonea. Mindestlaufzeiten gibt es bei phonea-Paketen und den Telefonhelden (drei Monate) sowie bei IhreTelefonzentrale (bis zwölf Monate); die meisten anderen sind monatlich kündbar.
Die Rechnung skaliert mit dem Erfolg
Bei nutzungsabhängiger Abrechnung kostet eine gute Woche mehr als eine schlechte. Wer saisonale Spitzen hat — Räderwechsel, Grippewelle, Heizperiode —, zahlt genau dann am meisten, wenn ohnehin am meisten los ist.
Gesamtkosten (TCO)
Telefonsekretariat (Durchschnitt)
Telefonsekretariat bei 150 Gesprächen im Monat à rund 2 Minuten, zum günstigsten Marktsatz von 0,59 € je Gespräch und Minute: rund 177 € im Monat
Vokaro
Vokaro: 99 € im Monat mal zwölf plus 290 € Einrichtung, unabhängig vom Anrufaufkommen
Telefonsekretariat lohnt sich wenn…
- Die Anliegen sind vielfältig und schwer vorherzusagen
- Ihre Anrufer erwarten ausdrücklich einen Menschen
- Das Anrufaufkommen ist gering und schwankt wenig
- Sie brauchen jemanden, der auch Rückfragen frei beantwortet
Telefonsekretariat lohnt sich nicht wenn…
- Es geht überwiegend um Terminvereinbarung nach festen Regeln
- Das Aufkommen hat starke Spitzen, in denen die Rechnung mitwächst
- Der Termin soll direkt in Ihrem System stehen, nicht in einer E-Mail
- Mehrere Anrufer sollen gleichzeitig bedient werden
Weitere Kostenvergleiche
Häufige Fragen
Was ist das günstigste Telefonsekretariat?
In dieser Erhebung starbüro: keine Grundgebühr, 0,59 € je Gespräch und je Bearbeitungsminute, sekundengenaue Abrechnung, 24-Stunden-Annahme ohne Aufpreis, monatlich kündbar. Bei 150 Gesprächen von je zwei Minuten sind das rund 177 € im Monat. Wer einen Anbieter vergleicht, sollte gegen diesen Wert rechnen, nicht gegen die teuerste Stufe des Marktes.
Warum unterscheiden sich die Preise so stark?
Weil vier verschiedene Modelle nebeneinander existieren: rein nutzungsabhängig, Grundgebühr plus Nutzung, Pauschalpreis je Anruf, und Pakete mit echtem Freivolumen. Bei gleichem Aufkommen können sie um den Faktor drei auseinanderliegen. Der Vergleich funktioniert erst, wenn Sie Ihre eigene Anzahl Gespräche und deren typische Länge einsetzen.
Kann ein Telefonsekretariat Termine in unser System eintragen?
Manche bieten Terminvereinbarung als Zusatzleistung an, oft gegen Aufpreis je Termin oder als Monatspaket. Ob wirklich in Ihr System geschrieben wird oder nur eine Notiz entsteht, die jemand bei Ihnen abtippt, ist die entscheidende Frage — und sie gehört vor Vertragsschluss geklärt.
Was kostet ein KI-Telefonassistent im Vergleich?
Interessanterweise verkaufen mehrere Telefonsekretariate inzwischen selbst einen: tel-inform ab 80 € im Monat plus ab 0,35 € je Minute, IhreTelefonzentrale 129 bis 499 € im Monat plus 199 bis 999 € Einrichtung. Vokaro liegt bei 99 € im Monat plus 290 € Einrichtung mit enthaltenem Minutenkontingent.
Was kosten Sie verpasste Anrufe?
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Ihre Situation
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Ihr jährlicher Umsatzverlust
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— pro Monat
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verlorene Kunden/Jahr
520
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