Was kostet eine Empfangskraft?
Brutto, Arbeitgeberanteil und Anwesenheit — mit Quellen zum Nachrechnen.
Eine Vollzeitkraft am Empfang kostet einen Arbeitgeber 2026 rund 36.000 bis 42.000 € im Jahr. Das mittlere Bruttoentgelt liegt je nach Quelle zwischen 2.450 € und 2.823 € im Monat (Bundesagentur für Arbeit Entgeltatlas 2.639 €, StepStone 29.400 € im Jahr, gehalt.de 35.004 € im Jahr). Dazu kommen rund 24 % Arbeitgeberanteil: 21,15 % Sozialversicherung nach den Beitragssätzen 2026, plus Umlagen U1, U2 und Insolvenzgeldumlage, plus die betriebsindividuelle Unfallversicherung. Hinzu kommt, dass die Stelle an rund 19 % der Arbeitstage nicht besetzt ist — bei 30 Urlaubstagen und 18,6 Krankheitstagen.
Was ist Empfangskraft?
Die eigene Kraft am Empfang ist die vollständigste Lösung für die telefonische Erreichbarkeit — und die einzige, die auch Besucher empfängt, Pakete annimmt und im Zweifel selbst entscheidet. Sie ist zugleich die teuerste, und ihre Kosten stehen nur zum kleineren Teil im Arbeitsvertrag.
Preisvergleich: Empfangskraft
Minijob (geringfügig)
Geringfügigkeitsgrenze 2026: 603 € im Monat. Bei Mindestlohn 13,90 € sind das rund 43 Stunden im Monat, also etwa zehn Stunden die Woche. Arbeitgeberaufschlag 31,17 % (Minijob-Zentrale, 12/2025) → rund 791 €
Teilzeit 50 %
Beim Entgeltatlas-Median entspricht das 1.319,50 € brutto plus Arbeitgeberanteil. Teilzeit bringt keinen Rabatt bei den Sozialabgaben — der Satz gilt anteilig genauso
Vollzeit
Je nach Gehaltsquelle 2.450 € bis 2.823 € brutto plus rund 24 % Arbeitgeberanteil. Entspricht 36.400 € bis 42.000 € im Jahr
Vollzeit in Ballungsräumen
Der Entgeltatlas weist regionale Mediane aus: Frankfurt am Main 3.092 €, München 2.963 €, Köln 2.830 € brutto — gegenüber Nürnberg 2.454 €
Versteckte Kosten
Der Arbeitgeberanteil, aufgeschlüsselt
Nach den Beitragssätzen für 2026 (GKV-Spitzenverband, Faktenblatt vom 01.01.2026) trägt der Arbeitgeber: 7,30 % Krankenversicherung, 1,45 % durchschnittlicher Zusatzbeitrag, 1,80 % Pflege, 9,30 % Rente, 1,30 % Arbeitslosenversicherung — zusammen 21,15 %. Dazu die Umlagen U1 (bei der TK 2,1 % im Standardsatz), U2 (0,44 %) und die Insolvenzgeldumlage (0,15 %), macht rund 23,84 %. Die Umlagesätze setzt jede Krankenkasse selbst, U1 zahlen nur Betriebe mit höchstens 30 Beschäftigten — also praktisch alle KMU. Dazu kommt die gesetzliche Unfallversicherung, deren Höhe betriebsindividuell im Veranlagungsbescheid steht.
Die Tage, an denen der Platz leer ist
Gesetzlich sind mindestens 24 Werktage Urlaub vorgeschrieben (§ 3 Bundesurlaubsgesetz), üblich sind tariflich 30 Arbeitstage (WSI-Tarifarchiv 2024). Zu den Krankheitstagen nennen die Kassen unterschiedliche Zahlen: Die TK zählte für 2025 durchschnittlich 18,6 Fehltage je Beschäftigtem, die AOK 23,3 — der Unterschied erklärt sich daraus, dass die TK mehr Büroberufe versichert, die AOK mehr gewerbliche. Bei 261 Wochentagen und der niedrigeren Zahl bleiben rund 212 Anwesenheitstage.
Feierabend, Mittagspause und Urlaubsvertretung
Eine Vollzeitstelle deckt die Arbeitszeit ab, nicht die Erreichbarkeit. Anrufe vor acht, nach halb sechs und in der Mittagspause laufen weiter auf, und für Urlaub und Krankheit braucht es entweder eine zweite eingearbeitete Person oder eine Lücke.
Einarbeitung und Fluktuation
Jeder Wechsel kostet Auswahl, Einarbeitung und eine Phase geringerer Leistung. Diese Kosten erscheinen in keiner Lohnabrechnung, fallen aber bei jeder Neubesetzung erneut an.
Gesamtkosten (TCO)
Empfangskraft (Durchschnitt)
Vollzeitkraft am Empfang: 2.639 € Median-Brutto plus rund 24 % Arbeitgeberanteil, auf zwölf Monatsgehälter gerechnet
Vokaro
Vokaro: 99 € im Monat mal zwölf plus 290 € Einrichtung
Empfangskraft lohnt sich wenn…
- Sie haben Publikumsverkehr und brauchen jemanden vor Ort
- Am Empfang fallen neben dem Telefon laufend andere Aufgaben an
- Die Anliegen erfordern regelmäßig eigenes Ermessen
- Das Anrufaufkommen füllt eine Stelle auch wirklich aus
Empfangskraft lohnt sich nicht wenn…
- Es geht praktisch nur um Telefon und Terminvereinbarung
- Die Anrufe verteilen sich auf wenige Spitzen am Tag
- Erreichbarkeit wird gerade außerhalb der Arbeitszeit gebraucht
- Sie finden für die Stelle niemanden — der häufigste Grund im Moment
Weitere Kostenvergleiche
Häufige Fragen
Was verdient eine Empfangskraft in Deutschland?
Die Quellen liegen auseinander: Der Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit nennt einen Median von 2.639 € brutto im Monat, StepStone 29.400 € im Jahr, gehalt.de 35.004 €. Ein Hinweis zur Einordnung, den man selten liest: Die Bundesagentur führt die Empfangskraft unter „Berufe im Hotelservice — Helfer-/Anlerntätigkeiten“. Für einen Praxisempfang ist die Medizinische Fachangestellte die passendere Vergleichsgröße, dort liegt der Median bei 3.329 €.
Wie hoch sind die Lohnnebenkosten genau?
Rechnen Sie mit rund 24 % auf das Bruttogehalt: 21,15 % Sozialversicherungsanteil nach den Beitragssätzen 2026, plus U1, U2 und Insolvenzgeldumlage, plus die betriebsindividuelle Unfallversicherung. Die genauen Umlagesätze hängen von Ihrer Krankenkasse ab. Zur Einordnung veröffentlicht das Statistische Bundesamt, dass Arbeitgeber je 100 € Bruttoverdienst zusätzlich 29 € Lohnnebenkosten zahlen — diese Größe ist allerdings anders gebaut als unsere Rechnung und enthält unter anderem die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall.
Wie weit komme ich mit einem Minijob?
Nicht sehr weit. Die Geringfügigkeitsgrenze liegt 2026 bei 603 € im Monat, der Mindestlohn bei 13,90 € — das ergibt rund 43 Arbeitsstunden im Monat oder etwa zehn Stunden die Woche. Das sind zwei Stunden Telefondienst pro Arbeitstag. Für die Randzeiten, in denen Anrufe typischerweise verloren gehen, reicht das selten.
Ist ein KI-Telefonassistent ein Ersatz für die Empfangskraft?
Für den Empfang als Ganzes nicht: Besucher, Post und Ermessensentscheidungen bleiben. Für das Telefon in den Zeiten, in denen niemand rangeht, schon. Die meisten Betriebe, mit denen wir sprechen, suchen keinen Ersatz, sondern eine Entlastung für genau diese Lücke.
Was kosten Sie verpasste Anrufe?
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